No eres lo suficientemente productivo por falta de tiempo?

Primeramente me permito dar mi definición que consiste en conseguir más cosas en el mismo tiempo, ó conseguir las mismas cosas en menos tiempo.

Por lo que ahora deberíamos preguntarnos si la falta de productividad nos viene de la falta de tiempo?

Un dato objetivo y real es que todas las personas del planeta disponemos del mismo tiempo y lo tenemos organizado de la misma manera en 24 horas diarias, 7 días a la semana, 52 semanas al año.

Mi impresión personal es que a la mayoría de la gente le falta tiempo, o eso dicen, sin embargo, la clave no está en la falta de tiempo sino en cómo utilizamos este tiempo, y la mayoría de las veces es la falta de foco y de prioridades lo que hace que el tiempo se nos escape.

Pongamos el ejemplo del informe a un superior, o propuesta a un cliente, que tenemos que entregar al día siguiente  y al final del día agotados de toda la jornada y con la hora de salida cercana, todavía no hemos terminado, llevamos todo el día con ello, y sin embargo un sinfín de interrupciones propias y ajenas han hecho que lo hayamos cogido y dejado un sinfín de veces, nos quedamos varias horas mas de las debidas, y al día siguiente madrugamos para echarle un vistazo final antes de entregar.

Suele ocurrir además, que nos damos cuenta que nos falta algún dato, y la persona que nos lo puede facilitar ya se ha ido; o que al día siguiente justo antes de entregarlo o enviarlo, nos damos cuenta de que hemos cometido algún fallo y ya no tenemos tiempo de corregirlo.

Sufrimos, nos sentimos mal y además no entregamos las cosas como somos capaces y nos gustaría

Lo único que ha pasado aquí es que no hemos respetado nuestra prioridad que se supone esta alineada con la responsabilidad de nuestro puesto y lo necesario para lograr los objetivos de la empresa.

Hemos sido improductivos, no por atender otras cosas, sino por atenderlas cuando teníamos otra prioridad marcada

Las razones por lo que lo hacemos pueden ser variadas desde la pereza, falta de asertividad ante demandas externas, querer parecer infalibles o incluso no tener claro el contenido del informe o propuesta que debemos ejecutar.

Imaginemos que este trabajo sabemos por experiencia que tardamos dos horas, hubiésemos fijado en que momento dos huecos de hora y media durante el día para redactar y revisar y hubiésemos en esos momentos advertido al exterior que no estábamos disponibles, el resultado hubiese sido diferente.

Dicho así parece sencillo, y entonces por qué no lo hacemos?

La realidad es que la gente trabaja sin un plan, trabaja sin definir las actividades de valor a realizar durante la jornada, sin especificar un tiempo estándar para las cosas, interrumpiéndose y dejándose interrumpir muchísimas veces dejando escapar ese tiempo de las interrupciones que en la mayoría de los casos son urgencias de otros además del tiempo de concentración y desconcentración que es altísimo y resta muchísima productividad.

Fijamos reuniones o acudimos a reuniones sin preparar los contenidos, sin fijar los tiempos y sin tener muy claro nuestro papel y aporte.

Solamente haciendo y deshaciendo agendas de reuniones, visitas invertimos un tiempo altísimo que es de baja rentabilidad y genera además tensión y estrés.

Y entonces?

Hoy os voy a dejar una herramienta fundamental si de verdad queréis mejorar en vuestra gestión del tiempo y con ello vuestra productividad profesional y personal.

La primera es tan sencilla como conocer vuestra realidad, sino sabemos dónde estamos y qué y cómo lo hacemos será difícil mejorarlo; la única forma es ser objetivo y registrar realmente qué hacemos: para ello cojamos un papel e invirtamos unos segundos en escribir todo lo que hacemos, y cuando digo todo es todo, no sólo lo importante/útil, pues ahí esta la trampa y los ladrones del tiempo están precisamente en las otras actividades.

Probar una semana y comprobaréis el resultado, encontraréis cada uno, dónde esta vuestra basura y qué cosas o qué personas, incluyéndonos nosotros mismos, son las que nos roban el tiempo que nos falta al final del día, las semanas y los meses.

Aquellos que sean capaces tendrán datos tan importantes como los precios de la competencia, los tiempos de producción o el análisis de costo para mejorar sus resultados.

Pensemos que 30 minutos ganados al día, supone un mes laboral al año, no merece la pena encontrar cómo no dejar escapar tontamente estos 30 minutos?

Imaginemos además, que se preocupa por ello, todo el personal de la compañía, cuál seria el resultado?

Y esto no significa trabajar más, sino todo lo contrario, menos y mejor, por lo que redunda en la satisfacción personal y estado de ánimo de la persona.

El hacerlo, como todo lo que merece la pena, exige un esfuerzo y una constancia unos días, animo con ello a los valientes que lo ejecuten, descubriréis el tiempo estratégico de reserva del que hablaremos más adelante.

Feliz y productiva semana!!!